Coordinamento del Giorno del Matrimonio

Perché vi serve

Avete già individuato i fornitori, avete già pensato a tutti i dettagli, ma volete essere sicuri che sia tutto ok, che tutto quello che avete preparato con le vostre mani venga posizionato correttamente e, soprattutto, volete godervi il giorno del vostro matrimonio senza preoccupazioni.

Non solo. Volete che i vostri ospiti non debbano preoccuparsi di niente. Non volete imprevisti e volete essere sicuri che tutto quello che avete concordato e sognato sia eseguito, volete che tutti siano seduti al proprio posto, e che intolleranti e allergici siano coccolati. Volete qualcuno che controlli che gli accordi vengano rispettati e che sappia cosa avreste fatto voi in quel momento in caso di imprevisti.

Durante il giorno del matrimonio sarò il punto di riferimento dei fornitori e degli invitati, oltre che il vostro, e detterò i tempi che abbiamo stabilito insieme.

Come funziona il servizio di coordinamento del giorno del matrimonio

• Mi contattate e fissiamo un primo colloquio in cui prendiamo in esame tutto (di persona o su Skype). In questa fase è meglio che abbiate già la lista dei fornitori e dei relativi accordi presi (e, se necessario, posso darvi qualche dritta sui fornitori che state ancora cercando).
• Concordiamo le cose di cui dovrò occuparmi e preparo il preventivo, a cui segue la conferma dell’incarico da parte vostra.
• Preparo un documento riassuntivo di quanto ci siamo detti in cui vi segnalo anche se ci sono delle cose che non avete preso in considerazione e come possiamo sistemarle.
• Ci confrontiamo su ogni aspetto e vi tengo aggiornati tramite Slack, nostra chat personale e uno dei miei strumenti di lavoro. Se la complessità dell’evento lo richiede, possiamo impostare la piattaforma di project management Trello o Asana.

Circa 3 settimane prima del matrimonio (tempo variabile a seconda della complessità dell’evento)

• Verifico con i tutti i fornitori coinvolti gli accordi, le tempistiche e la logistica.
• Fisso con loro un sopralluogo nelle location (luogo della cerimonia, luogo del ricevimento ecc).
• Preparo e condivido con tutti la tabella di marcia (il “timing”) della giornata e una lista di contatti utili, primo fra tutti il mio.
• Ci vediamo o sentiamo 3 giorni prima dell’evento (e, se serve, anche nei giorni precedenti) per condividere tutto, così potrete informarmi di eventuali cambiamenti.

Il giorno del matrimonio

• Faccio una riunione operativa con i fornitori, li aggiorno su eventuali cambiamenti (piano B, ritardi, ecc).
• Se lo abbiamo concordato, allestisco e disallestisco.
• Verifico che i fornitori eseguano quanto concordato.
• Per tutta la durata del matrimonio sono a disposizione della squadra dei fornitori per gli imprevisti e le decisioni dell’ultimo minuto.

FAQ

Volete che sia io a coordinare il vostro matrimonio? Scrivetemi!